Das Berufsbild:
Bürokaufmann / Bürokauffrau

Der Gesprächsraum muss für eine Konferenz hergerichtet werden, der Abteilungsleiter braucht die Zugtickets für seine Geschäftsreise, ein wichtiger Großkunde vermisst einige Vertragsunterlagen und für die Präsentation der Quartalsbilanzen fehlen noch ein paar Statistiken: Um all diese Aufgaben kümmern sich Bürokaufmänner und Bürokauffrauen – in verschiedensten Unternehmen aller Branchen. Als Organisations-Talente behalten Bürokaufleute in jeder Situation den Überblick, auch bzw. gerade wenn es unübersichtlich wird. Seit 2014 ist der Beruf im neuen Ausbildungsberuf „Kaufmann / Kauffrau für Büromanagement“ aufgegangen.

Bürokaufleute ...

• arbeiten in Betrieben aller Branchen, in den verschiedensten Abteilungen: Vertrieb, Einkauf, Personal, Logistik, Produktion, Rechnungswesen ...
• übernehmen kaufmännisch-verwaltende und organisatorische Tätigkeiten: z. B. Aufträge bearbeiten, Personalakten anlegen, Lagerbestände überwachen, Belege erfassen.
• kümmern sich um den internen und externen Schriftverkehr.
• überwachen Termine, kümmern sich um Konferenzräume, stellen Unterlagen für Meetings und Präsentationen zusammen.
• kennen die einzelnen Abteilungen und die Zuständigkeitsbereiche der Mitarbeiter, sind über alle wichtigen Themen im Haus informiert.

Die Aufgaben als Bürokaufmann / Bürokauffrau

Zu den Kernaufgaben einer Bürokauffrau / eines Bürokaufmanns gehören organisatorische und verwaltende Tätigkeiten, die man in allen Abteilungen braucht: in der Lohn- und Gehaltsabrechnung ebenso wie in der Buchhaltung, im Rechnungswesen, im Einkauf oder im Personalwesen.

Bürokaufleute betreuen den allgemeinen Schriftverkehr und entwerfen Unterlagen, bereiten Daten für Präsentationen auf, erstellen Abrechnungen, Auswertungen und Statistiken. Abgerundet wird das Aufgabenprofil durch die Terminkoordination, die Bearbeitung ein- und ausgehender Post, das Prüfen von Rechnungen sowie die Kontrolle des Zahlungsverkehrs.

Ausbildung und Anforderungen

Die Betriebe erwarten gute Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse, ein ausgeprägtes Zahlenverständnis sowie logisches Denkvermögen. Für ihre tägliche Arbeit müssen Bürokaufmänner und Bürokauffrauen außerdem mit den modernen Kommunikations- und Informationssystemen vertraut sein: Sie sollten die relevante Bürosoftware – vor allem für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Mail – ebenso sicher handhaben können wie Telefonanlagen und Faxgeräte.

Bürokauffrau / Bürokaufmann war ein anerkannter dualer Ausbildungsberuf. Die Ausbildung dauerte drei Jahre und fand im Betrieb und in der Berufsschule statt. Zur Weiterbildung konnten Zusatzkompetenzen wie Fremdsprachenkenntnisse erworben werden. Wer in der Ausbildung besonders gute Leistungen erbrachte, der konnte die Abschlussprüfung vorziehen und so die Ausbildung verkürzen. Der Azubi und das ausbildende Unternehmen mussten dafür einen entsprechenden Antrag stellen.