Das Berufsbild:
Veranstaltungskaufmann / Veranstaltungskauffrau

Einladungen schreiben, das Catering organisieren, eine passende Dekoration auswählen – und dabei stets das Budget im Blick behalten: Wer selbst schon einmal eine Party auf die Beine gestellt hat, der kann sich vorstellen, wie herausfordernd die Vorbereitung größerer Events sein kann. In der Arbeitswelt gibt es dafür glücklicherweise speziell ausgebildete Profis: nämlich Veranstaltungskaufmänner und Veranstaltungskauffrauen. Sie planen und koordinieren Veranstaltungen aller Art, übernehmen die Kostenkalkulation und die Nachbereitung und behalten auch unter Zeitdruck stets den Überblick.

Veranstaltungskaufleute ...

arbeiten bei Veranstaltungsbetrieben, Eventagenturen, Catering-Unternehmen, in kommunalen Einrichtungen ...
konzipieren Veranstaltungen, organisieren die Durchführung und bereiten sie kaufmännisch vor und nach.
entwickeln Konzepte für Messen, Kongresse, Konzerte oder Ausstellungen – passend zur Zielgruppe.
kalkulieren Kosten und erstellen Angebote.
beraten und betreuen Kunden vor, während und nach Veranstaltungen.
führen Erfolgskontrollen durch und erstellen Abrechnungen.

Die Aufgaben als Veranstaltungskaufmann / Veranstaltungskauffrau

Ob Firmenevent oder städtisches Bürgerfest: Veranstaltungskaufleute haben alles im Griff und sorgen dafür, dass das Ereignis für alle Beteiligten zu etwas Besonderem wird. Damit am Tag X alles wie am Schnürchen läuft, ist eine gute Planung entscheidend. Dafür holen Veranstaltungskaufleute zunächst alle wichtigen Informationen ein: Anzahl der Gäste, benötigte Räumlichkeiten, Genehmigungen, Werbemaßnahmen ...

Wenn das Event läuft, beweisen Veranstaltungskaufleute erst recht Stressresistenz und Multitasking-Fähigkeiten. Von Anfang bis Ende sind sie die ersten Anlaufstellen bei Fragen oder Problemen und delegieren anfallende Aufgaben an die zuständigen Stellen. Im Anschluss an die Veranstaltung übernehmen sie die kaufmännische Nachbereitung, indem sie Erfolgskontrollen durchführen und Abrechnungen erstellen.

Ausbildung und Anforderungen

Als nervenstarke Organisationstalente bewahren Veranstaltungskaufleute auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf. Im Kundenkontakt handeln sie serviceorientiert, beweisen Kommunikationsvermögen und gegebenenfalls interkulturelle Kompetenz. Im Marketingbereich sind kaufmännisches Denken und Verhandlungsgeschick gefragt, um Kosten zu kalkulieren und Angebote zu erstellen oder einzuholen.

Veranstaltungskaufmann / Veranstaltungskauffrau ist ein anerkannter Ausbildungsberuf. Die Ausbildung dauert in der Regel drei Jahre und findet dual im Betrieb und in der Berufsschule statt. Wenn die Auszubildenden sehr gute Leistungen nachweisen, kann die Abschlussprüfung vorgezogen werden. Ausbilder und Azubi müssen dafür einen entsprechenden Antrag stellen.