Erfahrungsbericht Verwaltungsfachangestellter (Bundesverwaltung): Bewerbung, Eignungstest, Vorstellungsgespräch

Ende des vergangenen Jahres stellte sich heraus, dass ich es aus familiären Gründen nicht schaffen würde, mein Studium abzuschließen. Nach einem Gespräch mit meiner Sachbearbeiterin bei der Arbeitsagentur habe ich mich dann umorientiert zum Beruf des Verwaltungsfachangestellten: Der wird mein persönlichen Präferenzen, Stärken, Interessen und vor allem meinen Erwartungen ans Berufsleben gerecht.

Über die Jobbörse der Arbeitsagentur und Ausschreibungen des Lokalanzeigers bin ich auf viele Ausbildungsplätze für Verwaltungsfachangestellte gestoßen, bei kommunalen Behörden und Behörden auf Bundesebene. In diesem kurzen Bericht möchte ich meine Erfahrungen mit dem Bewerbungsprozess der Bundesanstalt für Landwirtschaft und Ernährung (BLE) in Bonn teilen.

Die Bewerbung bei der BLE

Das Ausbildungsangebot der BLE habe ich in der Jobbörse gefunden. Wie viele andere Bundesbehörden präsentierte sich die BLE mit einem langen Vorstellungstext, der auch die Ausbildungsvergütung und die Staffelung der Berufsschulphasen aufgriff. Das einzige, was fehlte: ein Ansprechpartner. Da ich persönlich wenig von einem unpersönlichen „Sehr geehrte Damen und Herren“ in der Bewerbung halte, bot sich mir so die Möglichkeit für ein erstes Telefonat.

Die Telefonnummer stand in der Stellenausschreibung. Die Rezeptionistin verband mich direkt mit der Personalabteilung, wo ich auch gleich eine Fachkraft am Telefon hatte, die mir Auskunft geben konnte. Ich stellte mich kurz vor und erklärte, ich wolle mich bei der BLE bewerben, wozu ich noch wissen müsste, zu wessen Händen das Bewerbungsschreiben adressiert sein sollte. Nachdem ich das erfahren hatte, konnte ich im Anschreiben nicht nur den Personaler persönlich ansprechen, sondern mich auch für das angenehme und informative Telefonat bedanken.

Bei der BLE war es möglich, die Bewerbung online oder postalisch einzureichen. Ich habe mich für Letzteres entschieden: Ich denke, dass physische Bewerbungen mehr Eindruck hinterlassen als E-Mails. Auch bietet die Bewerbungsmappe eine weitere Möglichkeit, der Bewerbung eine persönliche Note zu geben. In der Bewerbung selbst führte ich neben meiner bisherigen Bildung alle Praktika auf, von denen ich mir einen beruflichen Nutzen versprach. Auch Hobbies und Interessen erwähnte ich kurz, was sich im späteren Bewerbungsgespräch noch als vorteilhaft herausstellen sollte.

Bereits nach einem halben Monat erhielt ich einen Brief, in dem stand, dass sich die BLE für mich interessieren würde und ich zu einem Eignungstest eingeladen sei. Ich war darüber sehr überrascht. Zwar hatten bereits andere Stellenanbieter Kontakt aufgenommen, aber die BLE veranstaltete als einzige keinen Onlinetest, sondern einen klassischen schriftlichen Eignungstest.

Der Eignungstest – Klausurstimmung im großen Festsaal

Gut einen Monat nach meiner Bewerbung fand ich mich dann in einem Außenbezirk Bonns wieder. Das ehemalige US-Botschaftsgelände, in dem die BLE mittlerweile untergebracht ist, liegt ziemlich allein auf weiter Flur unmittelbar am Rheinufer. Dass die BLE die Anfahrtskosten nicht übernimmt, störte mich nicht, da mein Studententicket noch gültig war.

An der großen Einfahrt sammelten sich bereits andere Bewerber. Dickes Glas und luftdichte Drehtüren erinnerten an die Botschafts-Vergangenheit des Gebäudes. Nachdem man uns erlaubt hatte einzutreten, sollten wir in der Lobby warten, bis man uns abholen würde. Schließlich winkte uns eine Praktikantin zu sich hinüber. Wir folgten ihr über mehrere Stockwerke hinweg durch verwinkelte Gänge, bis wir schließlich im großen Festsaal ankamen. Dort wartete bereits eine weitere Bewerbergruppe, die früher angekommen war, und ein Mann, der sich als Leiter der Personalabteilung vorstellte. Er begrüßte uns und schilderte uns den Ablauf des Eignungstests. Dieser gestaltete sich wie folgt:

• 1,5 Stunden Test über Allgemeinwissen, Textverständnis und Deutschkenntnisse
• 20 Minuten Pause
• 45 Minuten Test über mathematisches Verständnis
• 20 Minuten Pause
• 30 Minuten Konzentrationstest

Der Personalleiter erwähnte scherzhaft, dass wir die mitgeführten Taschenrechner gerne zu allen drei Prüfungen verwenden dürften, was allerdings beim ersten und beim letzten Test herzlich wenig brächte. Das lockerte die Stimmung immens. Die freundliche, verbindliche Art des Personalchefs trug sehr dazu bei, dass keine unangenehme Prüfungsstimmung aufkam, obwohl es ja genau das war: eine Prüfung.

Der Eignungstest fand komplett in Papierform statt. Die Bearbeitungsreihenfolge innerhalb eines Testteils war uns überlassen: Es war also möglich, schwierige oder unklare Aufgaben zu überspringen und ans Ende zu schieben. Alle Aufgaben waren innerhalb der vorgegebenen Zeit lösbar.

Eignungstest, Teil 1: Allgemeinwissen, Textverständnis, Deutschkenntnisse

Der erste Abschnitt enthielt Fragen zum Allgemeinwissen. Ein Thema war europäische und deutsche Geografie („In welcher Himmelsrichtung liegt Land X von Land Y aus gesehen?“, „Durch welche der folgenden Städte fließt der Rhein NICHT?“). Wie bei einer Bundesbehörde zu erwarten, kamen auch Fragen zum deutschen Wahlsystem vor. Zu jeder Aufgabe gab es mehrere Antwortmöglichkeiten, die richtige war anzukreuzen.

Danach wurde unser Textverständnis geprüft. Ein Beispiel: Ein typisches Telefonat war in mehrere Phasen unterteilt (Begrüßung, Problemanalyse, Verabschiedung ...), und wir mussten diesen Phasen verschiedene Gesprächspassagen zuordnen. An anderer Stelle waren Fragen zu einem umständlich formulierten Informationstext zu beantworten.

Der letzte Testabschnitt behandelte die Deutschkenntnisse. Hier ging es unter anderem um die korrekte Schreibweise bestimmter Wörter (wie „akkurat“ und „voraussichtlich“), gegensätzliche Begriffe („Was ist das Gegenteil von spitz?“) und die Fehlersuche in vorgegebenen Sätzen. Dabei mussten wir die Antworten selbst aufschreiben, anders als bei den vorigen Aufgaben.

Eignungstest, Teil 2: Mathematisches Verständnis

Nach einer 20-minütigen Pause, die wir zum Verschnaufen und Fenster öffnen nutzten, erhielten wir den zweiten Testteil zum mathematischen Verständnis. Die Taschenrechner zur Hand, machten wir uns an die Arbeit: Textaufgaben, Prozentrechnung, Dreisatz, Graphen auswerten, simple Gleichungen nach X auflösen. Einfache Arithmethik. Das Niveau war etwa auf dem Stand der 9. oder 10. Klasse.

Eignungstest, Teil 3: Konzentrationstest

Nach weiteren 20 Minuten erhielten wir den dritten Testteil, einen Konzentrationstest. Man wies uns darauf hin, dass die Zeit eng bemessen sei und wir konzentriert und zielgerichtet arbeiten sollten.

Der Konzentrationstest bestand ausschließlich aus simplen, aber zeitaufwändigen Aufgaben. Einmal sollten wir in einer Reihe von Symbolen diejenigen zählen, die links ausgerichtet waren. Ein anderes Mal sollten wir einen Text mit einer Abschrift vergleichen und Fehler anstreichen. Eine weitere Aufgabe war, Zahlenreihen durchzugehen und zu zählen, wie oft darin eine ungerade Zahl auf eine gerade Zahl folgte.

Mit dem Konzentrationstest war ich etwa zehn Minuten vor Ablauf der Zeit fertig. Bei den anderen Teilen des Eignungstests waren mir mindestens 20 Minuten geblieben, um die Antworten zu überprüfen.

Beim Abgeben der Unterlagen nutzte ich die Gelegenheit, um mit einem Auszubildenden ins Gespräch zu kommen, der die Testbögen einsammelte. Er meinte, heute würde noch eine weitere Gruppe zum Eignungstest erscheinen, und erklärte, dies sei der dritte und letzte Tag der Auswahlprüfungen. Da wir etwa 40 Personen waren, gehe ich insgesamt von rund 350–400 eingeladenen Bewerbern aus.

Das Bewerbungsgespräch – Die letzte Hürde

Zwei Wochen verstrichen, ehe ich erneut einen Brief von der BLE erhielt. Es hieß, ich hätte erfolgreich abgeschnitten und man wolle mich gern persönlich kennen lernen. Ich möge zeitnah telefonisch Bescheid geben, ob mir der angegebene Termin passe.

Anfang März stand ich dann erneut vor dem BLE-Gebäude. An der Pforte war diesmal kein anderer Bewerber zu sehen. Ich nannte meinen Namen und wurde zügig durchgewunken. In der Lobby gab man mir einen Besucherausweis. Abgeholt wurde ich von einer freundlichen Auszubildenden, die mich zunächst in ihr Arbeitszimmer brachte. Ich stellte ihr einige unverbindliche Fragen zu ihrer Arbeit und zur Ausbildung, in der Hoffnung, damit noch besser auf das Bewerbungsgespräch vorbereitet zu sein.

Nach rund zehn Minuten Wartezeit erhielt die Auszubildende einen Anruf. Daraufhin führte sie mich in ein geräumiges Besprechungszimmer, in dem bereits vier Personen saßen – das hatte ich nicht erwartet. Zugegen waren: die Leiterin der Auszubildendenabteilung der Personalabteilung (an die ich meine Bewerbung gerichtet hatte), der Leiter der Personalabteilung (der uns zum Eignungstest begrüßt hatte), eine Vertreterin der Auszubildendenförderung und ein Vorstandsmitglied des Personalrats. Ein Getränk wurde mir nicht angeboten, was nicht weiter tragisch war, da ich ohnehin keinen Schluck runtergekriegt hätte. Die Anspannung verflog aber recht rasch, nachdem ich freundlich gebeten worden war, mich auch zu setzen.

Nach der obligatorischen Vorstellungsrunde sollte ich kurz meine Studiengeschichte erläutern. Danach gab es ein Assoziationsspiel: Man nannte mir Namen und Schlagwörter und ich sagte spontan, was mir dazu einfiel. Erinnern kann ich mich noch an die Begriffe „Fake News“ und „Abgasaffäre“ und an den Namen Christian Schmidt (so heißt der Minister für Ernährung und Landwirtschaft).

Im Folgenden wurde ich über meine Motivation befragt und ob ich mich über die BLE informiert hätte. Jetzt kam mir zugute, dass ich die Homepage der BLE eingehend studiert hatte, und ich profitierte auch vom Gespräch mit der Auszubildenden, die mich abgeholt hatte. Auch meine ausgefallenen Hobbies kamen zur Sprache, wobei die Stimmung sehr positiv wurde. Zu guter Letzt wollten die BLE-Vertreter wissen, ob ich meinerseits noch Fragen hätte. Um nicht desinteressiert zu wirken, hatte ich mir vorab einige Fragen zurechtgelegt, unter anderem zu meinen Aufgaben während der Ausbildung und zur Vorgeschichte des BLE-Gebäudes.

Das Bewerbungsgespräch dauerte etwa 20 Minuten. Nach der Verabschiedung machte ich mich auf den Weg, gab meinen Besucherausweis ab und ging. Schon drei Tage später erhielt ich einen Brief, in dem man sich für das nette Gespräch bedankte. In einigen Wochen würde man sich wieder bei mir melden.

Damit enden meine bisherigen Erfahrungen mit dem Bewerbungsprozess bei der BLE.