Das Vorstellungsgespräch zur Ausbildung

Obwohl jedes Vorstellungsgespräch individuell ist, folgt der Ablauf in den meisten Fällen einer klaren Struktur. Abhängig von der Stelle und dem Unternehmen können die Schwerpunkte zwar variieren, jedoch lassen sich drei typische Phasen ausmachen:

1. In der ersten „Aufwärmphase“ beginnt man das Gespräch in der Regel mit lockerem Smalltalk. Fragen zur Anreise, zum Wetter oder zum ersten Eindruck der Räumlichkeiten sind üblich. Auch wenn solche Fragen harmlos wirken, erfüllt der Einstieg bereits einen wichtigen Zweck: Dein Gegenüber prüft, wie du auf neue Situationen reagierst und ob du professionell und offen kommunizierst.

2. Der Hauptteil ist der Kern des eigentlichen Vorstellungsgesprächs. Klassischerweise werden Fragen gestellt, die sich auf deine Motivation und Qualifikationen beziehen:
- Fragen zu deiner Person: Welche Hobbys hast du? Was sind deine Stärken und Schwächen? Hier solltest du Antworten finden, die deine Persönlichkeit widerspiegeln und gleichzeitig zeigen, wie gut du zur Stelle passt.
- Berufliche Qualifikationen und Erfahrungen: Hast du bereits Praktika oder Berufserfahrungen gesammelt? Welche Kenntnisse bringst du aus Schule oder dem Studium mit? Bereite dich gut vor, um sicher und überzeugend aufzutreten.
- Warum dieses Unternehmen?: Ein potenzieller Arbeitgeber möchte wissen, ob du dich mit der Firma und der ausgeschriebenen Position auseinandergesetzt hast. Deine Antworten sollten zeigen, dass du motiviert bist und konkrete Gründe für deine Bewerbung nennen kannst.
- Auch der Arbeitgeber stellt sich in dieser Phase ausführlicher vor – schließlich sollst auch du ein besseres Bild von der ausgeschriebenen Position bekommen. Wenn du aufmerksam zuhörst, kannst du diese Informationen für spätere Nachfragen nutzen.

3. Zum Ende des Gesprächs wird meist vereinbart, wann du mit einer Rückmeldung rechnen kannst. Außerdem hast du jetzt noch die Gelegenheit, eigene Fragen zu stellen. Damit kannst du nicht nur Initiative zeigen, sondern auch, dass du dich mit der Position ernsthaft auseinandergesetzt hast. Bei der Verabschiedung zählt der letzte Eindruck: Ein freundliches Dankeschön, ein sicherer Händedruck und ein selbstbewusstes „Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung“ wirken professionell und positiv.

Im Vorstellungsgespräch entsteht der erste Eindruck bereits bei der Begrüßung. Wie du den Raum betrittst, wie du sprichst und wie du dich verhältst, setzt den Ton für das gesamte Gespräch. Ein höflicher und professioneller Start schafft eine positive Atmosphäre und sorgt dafür, dass du gut ins Gespräch findest. So startest du selbstbewusst in dein Vorstellungsgespräch und wirkst von Anfang an überzeugend.

Sowohl beim Gehen als auch beim Sitzen solltest du unbedingt auf eine aufrechte Körperhaltung achten; das zeigt Präsenz und Selbstbewusstsein. Auf ein freundliches Lächeln und einen festen, aber nicht zu kräftigen Händedruck folgt ein kurzer, höflicher Begrüßungssatz: „Guten Tag, Herr/Frau [Nachname]. Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit für dieses Gespräch nehmen.“ Das wirkt souverän und respektvoll, ohne aufgesetzt zu klingen. Um Offenheit und Interesse zu signalisieren, solltest du während der Begrüßung unbedingt Blickkontakt halten. Wenn sich anschließend dein Gegenüber vorstellt, ist es ratsam, sich die Namen gut zu merken. Das Kennenlernen wirkt viel persönlicher, wenn du im weiteren Verlauf des Gesprächs gezielt auf die Anwesenden eingehst.

„Erzählen Sie doch mal etwas über sich!“ – die vermeintlich einfache Frage kann im Vorstellungsgespräch schnell zur versteckten Herausforderung werden. Denn die Personalverantwortlichen möchten nicht nur mehr über dich erfahren, sondern prüfen mit dieser Frage deine Präsentationsfähigkeit und dein Selbstbewusstsein. Mit einer klaren, strukturierten Antwort kannst du hier punkten. Es bietet sich an, die Antwort thematisch in drei Abschnitte zu unterteilen:

1. Wer bist du und was bringst du mit?
Starte damit, kurz und prägnant auf deinen Werdegang einzugehen. Betone Qualifikationen und Erfahrungen, die direkt zur Stelle passen. Das können besondere Erfolge in der Schule, praktische Erfahrungen aus früheren Praktika oder andere spezielle Kenntnisse sein.
2. Warum bist du die richtige Wahl?
Mache deutlich, welchen Mehrwert du dem Unternehmen bringst. Warum solltest gerade du eingestellt werden? Hier kannst du an Punkt 1 anknüpfen und spezifische Stärken und Fähigkeiten ansprechen, die besonders gut zur Position passen. Betone außerdem, warum du dich gerade für dieses Unternehmen und diese Stelle interessierst.
3. Ein runder Abschluss
Beende deine Vorstellung mit einer positiven Bemerkung und betone deine offenen Haltung in Bezug auf den weiteren Gesprächsverlauf. Das signalisiert Selbstbewusstsein und Offenheit.

Tipp: Damit deine Selbstpräsentation im Vorstellungsgespräch sicher und souverän klingt, solltest du sie unbedingt vorab üben. Präsentiere dich vor dem Spiegel, bitte Freunde oder Familie um Feedback oder nimm dich selbst auf Video auf. So kannst du prüfen, ob deine Worte flüssig klingen und du einen authentischen Eindruck hinterlässt.

Ein Vorstellungsgespräch sollte nur in absoluten Ausnahmefällen verschoben werden. Natürlich sind spontane Planänderungen oder private Verabredungen kein Grund, den Termin abzusagen. Doch bei Krankheit oder ähnlich schwerwiegenden Situationen lässt sich das kaum vermeiden.

Wenn feststeht, dass du den Termin nicht wahrnehmen kannst, solltest du deine Ansprechperson so bald wie möglich informieren. Der einfachste Weg ist ein kurzer, professioneller Anruf oder eine E-Mail. So kannst du zeigen, dass du die Situation ernst nimmst und verantwortungsbewusst mit der Zeit und den Interessen deines künftigen Arbeitgebers handelst. Wenn du dich per E-Mail krank meldest, solltest du deine Nachricht am besten kurz und verständlich formulieren:
„Guten Tag [Name der Ansprechperson], leider bin ich krank und fühle mich nicht in der Lage, das Gespräch wie geplant wahrzunehmen. Ich entschuldige mich für die Unannehmlichkeiten und würde mich freuen, wenn wir einen neuen Termin finden könnten. Vielen Dank für Ihr Verständnis.“
Um dein Interesse an der Stelle noch einmal zu betonen, kannst du dich bei der neuen Terminplanung flexibel zu zeigen:
„Ich bin ab [Datum, an dem du voraussichtlich wieder gesund bist] wieder verfügbar und richte mich gerne nach Ihren Möglichkeiten.“

Auch wenn es dir unangenehm erscheinen mag, einen Termin krankheitsbedingt zu verschieben: Unternehmen wissen, dass so etwas vorkommen kann. In der Regel wird deine Absage mit Verständnis aufgenommen. Solange du zeitnah und professionell kommunizierst, hinterlässt deine Absage keinen negativen Eindruck.

Im Vorstellungsgespräch spielt die Kleiderwahl eine wichtige Rolle. Noch bevor viel gesprochen wurde, kann dein Outfit so Einiges darüber verraten, wie professionell und gut vorbereitet du bist. Informiere dich deshalb am besten schon vorher, welcher Dresscode angemessen ist. Gute Hinweise liefert oft die Außendarstellung des Unternehmens. Schau dir zum Beispiel die Website, Social-Media-Auftritte oder Broschüren an und stimme dein Erscheinungsbild entsprechend darauf ab. Wenn du dir unsicher bist, wähle lieber eine etwas formellere Variante – „zu schick“ wirkt meist besser als zu nachlässig.

Nicht jede Branche verlangt den gleichen Kleidungsstil. In eher konservativen Betrieben wie Banken oder Versicherungen gehört für Frauen ein Kostüm, für Männer ein Anzug mit Krawatte oder ein Hosenanzug zum üblichen Standard. Für handwerkliche Berufe oder kreative Bereiche wie Medien und Start-ups darf es auch etwas entspannter sein – zum Beispiel eine gut sitzende Stoffhose oder dunkle Jeans mit Hemd oder Bluse. Ein sogenannter Business-Casual-Look wirkt professionell, aber nicht übertrieben. In Bezug auf Farben und Muster gilt: Lieber seriös und schlicht – mit einem dezenten Look in Dunkelblau, Grau oder Schwarz kannst du kaum etwas falsch machen.

Zuletzt ist ein gepflegtes Erscheinungsbild genauso wichtig wie die Kleidung selbst: Saubere Schuhe, knitterfreie Stoffe und ein ordentlicher Haarschnitt gehören dazu. Achte darauf, dass Schmuck dezent bleibt, Piercings und Tattoos möglichst bedeckt sind und Parfüm nur sparsam eingesetzt wird. No-Gos sind ein ungepflegter Bart, schmutzige Fingernägel oder zu auffällige Accessoires.

Das Thema Gehalt kann im Vorstellungsgespräch oft heikel sein. Die gute Nachricht ist: Bei Bewerbungen um Ausbildungsplätze oder im Öffentlichen Dienst ist die Vergütung meist tariflich geregelt und kann beispielsweise online nachgeschlagen werden. So lässt sich die unangenehme Frage leicht umgehen. Jedoch stellt sich die Frage nach dem Gehalt in vielen anderen Fällen durchaus. Zum Glück lässt sich das Thema mit dem richtigen Taktgefühl und Timing meist gut besprechen. Hier findest du ein paar praktische Tipps:

1. Wann ist der richtige Zeitpunkt?
Häufig bringt das Unternehmen das Thema Gehalt von selbst zur Sprache, meistens gegen Ende des Gesprächs, wenn schon klar ist, dass die fachlichen Qualifikationen und persönlichen Erwartungen besprochen wurden. Wird das Gehalt jedoch nicht angesprochen, ist es vollkommen in Ordnung, die Frage selbst einzubringen – allerdings erst, wenn der Gesprächsverlauf dies zulässt.
2. Die richtige Formulierung wählen:
Höflichkeit und Professionalität sind entscheidend. Vermeide es, zu fordernd oder direkt zu wirken, sondern formuliere dein Anliegen freundlich und verbindlich. Zum Beispiel: „Da wir nun ausführlich über die Position und meine Qualifikationen gesprochen haben, würde ich gerne noch über die Rahmenbedingungen sprechen. Könnten Sie mir etwas zur Gehaltsstruktur sagen?“ Mit solchen Formulierungen zeigst du, dass du professionell und interessiert bist, ohne das Gehalt als vorrangiges Thema erscheinen zu lassen.
3. Vorbereitung ist das A und O:
Bevor du ins Vorstellungsgespräch gehst, solltest du unbedingt recherchieren, welches Gehalt in der jeweiligen Branche und Position üblich ist. Informiere dich beispielsweise auf Karriereportalen, in Foren oder über branchenspezifische Studien, um eine realistische Vorstellung zu bekommen. Falls tatsächlich eine kleine Verhandlung stattfinden sollte, kannst du deine Forderungen damit gut begründen und zeigen, dass du deinen Marktwert kennst.

Eine ausbleibende Rückmeldung nach einem Vorstellungsgespräch bedeutet nicht automatisch etwas Negatives – oft gibt es plausible Gründe für die Verzögerung. Normalerweise wurde am Tag des Gesprächstermins ein Zeitraum genannt, innerhalb dessen du mit einer Antwort rechnen kannst. Bevor du aktiv nachhakst, solltest du diese Frist unbedingt abwarten.

Manchmal kann es passieren, dass eine Rückmeldung untergeht: Vielleicht landet die E-Mail versehentlich im Spam-Ordner oder es gab einen Fehler bei den Kontaktdaten. Überprüfe daher zuerst deinen Posteingang sowie alle anderen Mail-Ordner und stelle sicher, dass deine Telefonnummer und E-Mail-Adresse korrekt angegeben sind.
Wenn du all diese Möglichkeiten ausgeschlossen hast und die vereinbarte Frist verstrichen ist, kannst du höflich nachfragen. Ein freundlicher Anruf ist ebenso angemessen wie eine kurze, professionelle E-Mail. Hier ein Beispiel:
Sehr geehrte/r Herr/Frau [Nachname],
ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich wollte mich erkundigen, ob es bereits Neuigkeiten zu meiner Bewerbung und dem Vorstellungsgespräch am [Datum] gibt. Ich freue mich auf eine Rückmeldung und stehe gerne für weitere Fragen zur Verfügung.
Vielen Dank für Ihre Zeit und Mühe.
Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]

Mit einer freundlichen Nachfrage zeigst du nicht nur dein anhaltendes Interesse an der Position, sondern auch Professionalität und Engagement. Bleibe aber stets geduldig und respektvoll – oft haben Personalverantwortliche viele Bewerbungen zu bearbeiten, was zu ungeplanten Verzögerungen führen kann.

Natürlich sollen du und der potenzielle Arbeitgeber euch im Vorstellungsgespräch gegenseitig besser kennenlernen. Fragen zu deinem Werdegang, deinen Stärken oder deiner Motivation sind daher selbstverständlich erlaubt. Allerdings gibt es auch Fragen, die unzulässig sind, da sie deine Privatsphäre verletzen. Dazu zählen beispielsweise Themen wie:
- Schwangerschaft oder Familienplanung
- Kinderbetreuung
- ethnische Herkunft
- sexueller Orientierung
- politische oder religiöse Zugehörigkeit

Lasse dich auf keinen Fall in die Defensive drängen, solltest du tatsächlich in so eine Situation geraten. Ein direkter Vorwurf wie „Das dürfen Sie aber gar nicht fragen!“ wirkt im schlimmsten Fall unnötig konfrontativ. Stattdessen kannst du höflich nachfragen: „Könnten Sie bitte erläutern, inwiefern das für die Position relevant ist?“ Wenn du dich damit wohlfühlst, spricht auch nichts dagegen, die Frage zu beantworten – das ist aber allein deine Entscheidung. Bleibe in jedem Fall ruhig und reagiere professionell. So zeigst du nicht nur Selbstbewusstsein, sondern auch, dass du die Situation im Griff hast.